Les missions d’un assistant de direction

Publié le 13 mai 2011 par Marie Coupel.

Assistante directionBras droit du manager/directeur, son objectif est simple : lui faire gagner du temps.
Généralement rattaché(e) à un directeur, il/elle assure l’assistanat de l’ensemble de l’équipe et de son directeur : gestion des agendas et des appels téléphoniques, courriers, préparation de documents, organisation de réunions et de déplacements.
Il/elle est également chargé(e) de réaliser les présentations Powerpoint, le suivi des budgets, les statistiques relatives à l’activité de son département ainsi que la veille concurrentielle. Véritable relais, il/elle assure l’interface avec des interlocuteurs tant à l’interne, à l’externe qu’à l’international. Dans certains cas, il/elle peut être chargé(e) de l’organisation d’événements (petits-déjeuners…).

Le métier d’assistante de direction recouvre des missions très diversifiées, selon la taille de l’entreprise ou organisme et le rattachement à un cadre dirigeant ou à plusieurs cadres d’un même secteur.
Dans le détail, voici les tâches qui peuvent lui être attribuées :

Assurer la qualité du secrétariat

  • En réceptionnant et filtrant les appels et les courriers,
  • En constituant, mettant à jour, archivant les dossiers,
  • En suivant les agendas et anticipant les besoins de réservations et la mise en œuvre des actions nécessaires,
  • En organisant les réunions et manifestions en interne ou à l’extérieur,
  • En fournissant une information fiable et régulière au(x) responsable(s) de service(s) et collaborateurs,
  • En veillant à la confidentialité des informations,
  • En analysant les résultats et proposant des voies de progrès.

Assurer le reporting de la Direction dans le respect des délais

  • En recueillant et compilant les informations des services,
  • En contrôlant la cohérence des éléments fournis,
  • En assurant la diffusion des rapports, compte rendus, dossiers, etc
  • En participant au suivi des actions.

Assurer un accueil de qualité pour l’entreprise

  • En contrôlant la bonne application des procédures et leur mise à jour,
  • En veillant à la prise en charge de qualité des visiteurs et des appels sur le standard,
  • En alertant et participant avec le service sur des améliorations à apporter.

Assurer le développement des compétences et la motivation des collaborateurs de son équipe

  • En identifiant ou contrôlant l’identification des besoins de formation,
  • En participant à l’élaboration des actions de formation et en contrôlant leur efficacité,
  • En animant et contrôlant l’efficacité de la communication ascendante et descendante pour obtenir l’adhésion à la stratégie et aux projets de l’entreprise et de l’unité,
  • En optimisant ou contrôlant l’optimisation de la délégation et la conduite des entretiens d’évaluation,
  • En élaborant ou contrôlant les propositions de mesures individuelles équitables.

Garantir l’amélioration de la productivité des collaborateurs de son équipe

  • En organisant et planifiant le travail,
  • En dimensionnant son équipe,
  • En recherchant, proposant et organisant la mise en œuvre de méthodes de travail et d’outils efficaces,
  • En contrôlant l’exigence des objectifs et des plans d’action individuels,
  • En contrôlant les activités et tâches déléguées,
  • Garantir l’élaboration des outils de communication, la diffusion et la qualité de l’information en interne et en externe :
  • En mettant à jour et en vérifiant l’homogénéité de l’information diffusée (intranet, site internet, présentations,…)
  • En diffusant les informations attendues dans les délais.

Qualités requises

Les qualités nécessaires pour assurer un poste d’assistante de direction sont une excellente présentation. Savoir gérer les priorités, avoir de la rigueur, de l’organisation. Savoir travailler de façon autonome, avec une grande discrétion et une totale confidentialité.
Une maîtrise de l’outil informatique est indispensable. Il faut être polyvalent, réactif, et à l’écoute.

Les + et les – de la fonction

Un métier stressant et très prenant. Il faut être très disponible. Mais c’est un métier riche en contact et avec des tâches très variées.

Salaire

En moyenne : 23.000 Euros/an.
Direction Opérationnelle :
Expérience < 5 ans – 22.000 à 26.000 euros (sans maîtrise de l’anglais) – 26.000 à 28.000 euros (avec maîtrise de l’anglais).
Expérience 5 à 10 ans – 28.000 à 30.000 euros (sans maîtrise de l’anglais) – 30.000 à 34.000 euros (avec maîtrise de l’anglais).
Expérience 10 ans et plus – A partir de 30.000 euros (sans maîtrise de l’anglais) – A partir de 34.000 euros (avec maîtrise de l’anglais).

Direction Générale :
Expérience < 5 ans – 26.000 à 28.000 euros (sans maîtrise de l’anglais) – 28.000 à 30.000 euros (avec maîtrise de l’anglais).
Expérience 5 à 10 ans – 30.000 à 32.000 euros (sans maîtrise de l’anglais) – 32.000 à 38.000 euros (avec maîtrise de l’anglais).
Expérience 10 ans et plus – A partir de 32.000 euros (sans maîtrise de l’anglais) – De 38.000 à 45.000 euros (avec maîtrise de l’anglais).

Retrouvez toutes les formations : Assistant de direction
Nos offres d’emploi en secrétariat

  1. meriem

    je ne l’exerce pas encore mais je suis en cours de réalisé mon rêve qui consiste a tenir un poste d’assistante de direction dans j’ai toujours rêvé souhaitez moi bon chance

  2. mariame

    j’adore ce métier que j’exerce depuis 1997 avec plaisir et amour et don de soi.
    c’est un métier qui demande le sacrifice personnel pour satisfaire le public. j’encourage les jeunes ayant une bonne présentation à le faire.

  3. Fettouma

    Je travaille actuellement comme remplaçante de l’assistante de direction générale après avoir travaillé au standard, j’ai beaucoup de capacité et je veux rester a ce poste officiellement car je l’adore et je sais que je pourrai faire le nécessaire
    .

  4. soum

    je suis assistante de PDG dans un groupe d’entreprises en ALGERIE , Je gère 05 sociétés quotidiennement , c’est métier qui vous prend votre temps , votre santé , et meme votre vie privée , j’aurai toujours besoin des conseils venant des personnes avec experiénce

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Vous pouvez utiliser ces balises et attributs HTML : <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>